Kariera

Rozmowa kwalifikacyjna – 10 podstawowych porad

rozmowa kwalifikacyjna

Prawie każdy w życiu musiał kiedyś przejść przez rozmowę kwalifikacyjną. Jest to jedna z najbardziej stresujących rzeczy związanych z pracą. Nie musi taka być jeśli tylko pamięta się o kilku podstawowych rzeczach.

Z niektórych możesz się śmiać, bo są bardzo oczywiste, a może niekoniecznie? Wymieniam je dlatego, że ludzie wciąż popełniają te same błędy. Czytając ten wpis będziesz już lepiej przygotowany niż oni. Zaczynajmy!

10 podstawowych porad, o których należy pamiętać podczas rozmowy kwalifikacyjnej

0) Nie spóźnij się

Tę zasadę zapisałem jako punkt zero. To dlatego, że wydaje się podstawą podstawy i teoretycznie mógłbym powiedzieć, że każdy ją zna. Tylko, że znać, a praktykować to dwie różne rzeczy.

Życie kilka razy podniosło mi ciśnienie, dlatego polecam zaplanować przybycie na miejsce umówionej rozmowy kwalifikacyjnej minimum 30 minut przed jej rozpoczęciem. Dodatkowo warto mieć opracowaną alternatywną trasę (obojętnie czy jedziemy samochodem czy komunikacją miejską).

Koniecznie miej zapisany w telefonie numer kontaktowy do rekrutera bądź innej osoby. Kiedy już wiesz, że się spóźnisz (miejmy nadzieję, że nie z Twojej winy) to zadzwoń i poinformuj o tym. 

1) Ubierz się adekwatnie

Poprzez ten punkt rozumiem ubiór adekwatny do stanowiska, na które aplikujemy. Jeżeli idziemy na rozmowę kwalifikacyjną do banku, na stanowiska finansowe, księgowe lub tam gdzie mamy bezpośredni kontakt z klientem polecam ubrać się elegancko z uwzględnieniem zasady: maksymalnie dwa wzory i trzy kolory.

W bardziej kreatywnych branżach jak reklama czy marketing można sobie pozwolić na trochę więcej luzu, aczkolwiek nie pozwoliłbym sobie na schodzenie poniżej smart casual

T-shirty i trampki odpadają. Nawet jeśli jesteś programistą (no chyba, że masz tak unikatowe umiejętności i nie masz konkurencji).

2) Bądź miły od momentu przekroczenia progu firmy

Nieważne czy spotykasz się z samym prezesem globalnego koncernu chcąc zostać jego zastępcą czy „jedynie” z pierwszym z brzegu managerem. Masz być uprzejmy w stosunku do wszystkich osób napotkanych na swojej drodze. Wlicza się w to też pan ochroniarz i pani sekretarka

Dlaczego? Rozmowa kwalifikacyjna dobiega końca, prezes wychodzi do domu mijając panią sekretarkę, którą zna od 15 lat i pyta: Ania, co sądzisz o tym ostatnim kandydacie?

Uwierz, że pani Ania ma do czynienia z takimi jak ja i Ty cały dzień i wolisz, żeby miała coś miłego do powiedzenia o Tobie. Dlatego też wchodź z uśmiechem, głośno i wyraźnie się przedstaw i powiedz z kim chcesz się zobaczyć. Może nie zawadzi zapytać jak mija jej dzień? 🙂

3) Przygotuj kopię swoich dokumentów

Cokolwiek podesłałeś w trakcie rekrutacji – CV, list motywacyjny, referencje, koniecznie miej to wydrukowane. Najlepiej w 4 zestawach, dla siebie samego, rekrutera, managera i jeden w zapasie.

Dodatkowo nie zawadzi mieć notatnika w formacie A4 i minimum dwóch długopisów. 

4) Uważnie słuchaj pytań jakie ci zadają

I tylko na nie odpowiadaj. Okazuje się, że rozmowa kwalifikacyjna trwa nie aż 60 minut, a jedynie 60 minut i można stracić poczucie czasu rozwodząc się nad jednym tematem.

Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że rozwlekamy odpowiedzi, bo wiele z nich to zwyczajne opowiadanie ułamka dnia pracy.

Spróbuj odpowiedzieć w 5 rzeczowych zdaniach na pytanie: opowiedz mi o sytuacji, w której musiałeś działać pod presją czasu?

Informacje o strukturze odpowiedzi znajdziesz w punkcie dziewiątym. 🙂

5) Znaj opis stanowiska na pamięć

Niektórym może się to wydawać głupie, niektórym nie. Jeśli zależy mi na stanowisku i naprawdę chcę dostać tę pracę to świetna znajomość opisu roli i zakresu obowiązków jest oczywistością.

Powinniśmy być przygotowani w ten sposób, aby odpowiedzi na nasze pytania nawiązywały do rzeczy, którymi będziemy się zajmowali w omawianej pracy.

6) Posiadaj wiedzę czym zajmuje się firma, jakie są ostatnie wiadomości na jej temat

Stanowiska na które aplikujemy to jedna rzecz, ale wiedza na temat podstawowej działalności firmy jest konieczna. Sprawdź Facebooka, Twittera, Google, LinkedIn i dokładnie przeczytaj informacje z ostatnich 3-6 miesięcy. Czy firma podpisała jakieś duże kontrakty lub ogłosiła coś światu? Warto to zanotować w pamięci.

Dodatkowo warto dowiedzieć się jakie firmy stanowią bezpośrednią konkurencję dla naszego potencjalnego pracodawcy i w jakiej kondycji jest cała branża. Nie zawsze te informacje są łatwo dostępne, ale ich znalezienie pozwoli nam wysoko zapunktować na rozmowie. 

7) Sprawdź informacje o twoich rozmówcach

Z reguły powinniśmy wiedzieć kogo spotykamy i jakie stanowisko dana osoba zajmuje. W dobie internetu to powinno wystarczyć aby odszukać niezbędne informacje, których możemy użyć w trakcie przygotowań.

Szukanie zacznij od LinkedIn i Goldenline. To są dedykowane miejsca na umieszczanie swoich zawodowych życiorysów w sieci. Zobacz jak długo pracuje w firmie, co robi i jakie ma obowiązki. Postaraj się zadać pytanie nawiązujące do znalezionych informacji, na przykład:

a) do osoby, krótko piastującej swoje stanowisko – widziałem, że dołączyłeś 6 miesięcy temu, co najbardziej podoba Ci się w Twojej pracy?

b) do osoby z 15 letnim stażem – jak opisałbyś zmiany w firmie w ciągu ostatnich 5 lat? Co miało na nie największy wpływ?

Staraj skupić się na pozytywnych aspektach.

Osobiście nie sięgałbym po informacje udostępnione na Facebooku, Instagramie lub innych mediach społecznościowych. Dla mnie to trochę jak wchodzenie komuś do domu bez zaproszenia.

8) Autentycznie się przygotuj

Rozmowa kwalifikacyjna bywa wykańczająca, stresująca i niełatwa w przełknięciu. Dlatego jeśli już decydujesz się na zmianę pracy to solidnie się do niej przygotuj. Przejdź przez najczęściej zadawane pytania i zapisuj swoje odpowiedzi raz po raz. Staraj się je ulepszać za każdym razem, a przede wszystkim zadaj sobie pytanie czy Ty byś przyjął osobę, która dała taką odpowiedź? Chciałbyś współpracować z samym sobą słysząc tylko to co właśnie zapisałeś na papierze?

Jesteś świetnym specjalistą i wspaniałą osobą, ale jeśli nie będziesz w stanie tego zakomunikować swoim rozmówcom to nikt się o tym nie dowie.

9) Odpowiedzi formuj w strukturze STAR

Obecnym trendem w rekrutacji jest ocena przyszłych wyników na podstawie wyników kandydata z przeszłości. Odpowiedzi na rozmowie kwalifikacyjnej powinny być skonstruowane w następujący sposób:

a) Sytuacja (situation) – krótki opis kontekstu, w którym się znaleźliśmy

b) Zadanie (task) – wyjaśnienie jakie zadanie mieliśmy do wykonania

c) Działanie (action) – opowiedzenie jaką akcję podjęliśmy

d) Wynik (results) – co z tego wszystkiego wynikło

Przykład

Pytanie: Opowiedz mi o sytuacji, w której działałeś pod presją czasu

Odpowiedź: Podczas corocznego planowania budżetu w naszej firmie jeden z moich kolegów w dziale zachorował (sytuacja). Wiedziałem, że miał do omówienia wydatki na szkolenia i podróże w dziale rozwoju. Udało mi się to potwierdzić z naszych managerem (zadanie). Zadzwoniłem do dyrektora działu informując, że w związku z zaistniałą sytuacją to ja będę nadzorował ten proces dopóki kolega nie wróci, bo termin pierwszej wersji budżetu jest na piątek, a mamy już środę (działanie). Spędziłem kilka dodatkowych godzin w pracy w ciągu tych dwóch dni, ale dzięki temu uzyskaliśmy pierwsze informacje dotyczące wydatków (wynik).

Tak oto w 5 zdaniach można dobrze i krótko odpowiedzieć na pytanie. Jeśli będą chcieli wiedzieć więcej to sami o to zapytają. 🙂

10) Miej przygotowane pytania

Rozmowa kwalifikacyjna i jej ostatnia część, pytania, są niezwykle ważne. Od tego będzie zależało jakie wrażenie po sobie zostawisz i czy zależy Ci na tej pracy. Powinieneś mieć przygotowane 3 pytania otwarte (takie, na które jest inna odpowiedź niż tak/nie).

Najlepiej gdybyś był w stanie wymyślić pytania naturalnie do kontekstu prowadzonej rozmowy. Niestety nie jest to takie łatwe, a wliczając stres to dodatkowo może być ciężko.

Nic się nie martw, do tego również można się przygotować.

Do rozmowy kwalifikacyjnej podchodzę w ten sposób, że nie tylko ja jestem kwalifikowany, ale również ja kwalifikuję. Co to oznacza? Padają ode mnie na przykład takie pytania: „gdybyś miał opisać swoją pracę jednym słowem (lub zdaniem) jakie by ono było?”, ewentualnie: „co Cię rano motywuje do wstania z łóżka?”

Można również polecieć standardem: „jakie najważniejsze cechy powinien mieć kandydat aby odnieść sukces na tym stanowisku?”.

Rozmowa kwalifikacyjna – podsumowanie

Ostatnie wskazówki jakie chciałbym Ci przekazać w tym wpisie to:

1) Bądź świadomy, że musisz być lepszy od co najmniej kilku kandydatów

2) Jesteś najlepszym aplikantem na to stanowisko – daj się tylko polubić ludziom po drugiej stronie stołu

3) Cokolwiek nie googlujesz lub nie przeczytasz miej świadomość, że inni też mają dostęp do internetu i są co najmniej tak samo inteligentni jak Ty. Dlatego ta super błyskotliwa odpowiedź na najczęściej zadawane pytanie może być już spalona – miej to na uwadze i wymyśl swoją

4) Szczęście częściej spotyka tych lepiej przygotowanych

Życzę Ci owocnej pracy przy przygotowaniach do rozmowy kwalifikacyjnej, dasz radę!